Gestión Documental Aplicada | Implementación de la
Gestión de Contenidos en la Organización.
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GESTIóN DOCUMENTAL APLICADA
IMPLEMENTACIóN DE LA GESTIóN DE CONTENIDOS EN LA ORGANIZACIóN.
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_EXCELENTE E-BOOK A TU DISPOSICIóN: Gestión Electrónica de
Documentos_
Este práctico manuscrito es el producto de un conjunto de
experiencias recopiladas a lo largo de actividades relacionadas con la
implementación del _Manejo Electrónico de Documentos_ en diversas
unidades organizativas que requieren mejorar sus procesos
administrativos utilizando eficientemente el tiempo y los recursos
disponibles.
La optimización de los recursos puede ser visualizada mediante el
registro de información discreta y la comparación de resultados
cuantitativos; lo anterior se enfatiza debido a que cuando se trata de
mejoramiento organizacional no es fácil estimar el impacto que
generan las acciones orientadas a la mejora de los procesos
administrativos. Miles de dolares pueden ser ahorrados con una
gestión orientada al uso eficiente del papel y de la información
escrita.
Entre los aspectos que se pretenden abordar de manera sistemática,
se describe un conjunto de elementos que en ocasiones se pasan por
alto al utilizar la _Gestión Electrónica de Documentos_ en una
organización tradicional:
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La importancia de implementar soluciones tecnológicas que le den
énfasis al proceso administrativo por encima de la tecnología. En
ocasiones los especialistas en _informática_ destacan la herramienta
de software como el _factor_ más importante en una mejora de procesos
administrativos, cuando el verdadero valor está en la implementación
(“como un todo”) de un conjunto de elementos que son: los
procedimientos administrativos, las personas, los procesos que
desempeñan y las mediciones que reflejan las mejoras alcanzadas.
*
Los pasos que se deben cumplir para organizar la información
requerida en la oportunidad de transformar las tareas administrativas
manuales y procedimientos que involucran el uso de la tecnología así
como el recurso humano, integrando cada una de las actividades nuevas
en la dirección que apunte el proceso administrativo que se ejecute.
*
El impacto que genera en la organización la aplicación de nuevas
tecnologías orientadas a la Gestión Electrónica de Documentos para
fomentar el uso del formato digital y la creación de la oficina sin
papel.
La implementación de la Gestión Electrónica de los Documentos
requiere analizar detalladamente la forma como el papel y la
información escrita fluye a través de la organización, es por ello
que se requiere conocer el funcionamiento de los Archivos de Gestión,
así como la forma en que las Unidades de Archivo distribuyen los
documentos y de este modo preparar una estrategia personalizada para
cada unidad organizativa.
Es por ello que en el presente documento se pone a disposición un
conjunto de métodos y _tips _de interés destinados a ofrecer una
guía práctica que permita _repotenciar_ las Oficinas de
Distribución de Documentos en _Oficinas de Digitalización_, dándole
el verdadero valor a proceso organizacional y a la integración de las
tareas administrativas con el uso de la tecnología, como lo es la
Gestión de Contenidos.
CONTáCTANOS / LLáMANOS
* Oficina:+58 414 095 7873
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